Rechnungsstellung in der Schweiz verstehen

In der Schweiz ist eine Rechnung ein Schriftstück, das für Rechnungslegung und Steuer hochgradig relevant ist. Sie bestätigt, dass eine Leistung erbracht wurde, begründet die Einforderbarkeit der Zahlung und berechtigt abgabepflichtige Unternehmen zum Vorsteuerabzug. Eine unvollständige oder inkorrekte Rechnung kann von der Kundin oder dem Kunden zurückgewiesen werden und zu Zahlungsrückständen führen.

In der Schweiz ist die Rechnungsstellung im Obligationenrecht (OR) und im Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer vom 12. Juni 2009 (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG) dargelegt. Diese Vorschriften gelten unabhängig von der Rechtsform und davon, ob die Rechnung in Papierform oder elektronisch gestellt wird. Hinsichtlich der Sprache bestehen keine Vorgaben, die Informationen sollten jedoch klar und verständlich sein.

QR-Rechnung

Seit 2022 ist die QR-Rechnung obligatorisch. Sie ersetzt die alten rot- und orangefarbenen Einzahlungsscheine. Der aufgedruckte QR-Code mit Schweizer Kreuz enthält alle für die Zahlung notwendigen Informationen: IBAN, Betrag und Rechnungsnummer. Die Empfängerin oder der Empfänger scannt den Code über eine e-banking-App, was Erfassungsfehler reduziert, die Zahlung beschleunigt und die Abstimmung der Konti vereinfacht.

Seit November 2025 müssen QR-Codes auch strukturierte Adressen mit separaten Feldern für Namen, Strasse und Hausnummer, Postleitzahl und Ort enthalten. Unternehmen, die ihr Rechnungsstellungsystem noch nicht aktualisiert haben, sollten dies umgehend tun.
 

Traditionelle Rechnung

Die traditionelle Rechnung ist das Standardformat für alle Verkäufe von Waren oder Dienstleistungen an Unternehmen oder Privatkundinnen bzw. -kunden. Sie enthält sämtliche rechtlichen Hinweise und legt die Zahlungsbedingungen fest. Im Falle einer Anzahlung oder einer gleichzeitig ausgestellten Gutschrift muss der Bezug zur ursprünglichen Rechnung klar ersichtlich sein: Rechnungsnummer sowie bereits bezahlter und noch ausstehender Betrag.
 

eBill

Mit dem eBill-System können Rechnungen direkt ans e-banking-Portal der Empfängerin oder des Empfängers geschickt werden, wo sie mit einem Klick bestätigt oder ihre Verarbeitung automatisiert werden kann. Das System eignet sich insbesondere für wiederkehrende Zahlungen und beschleunigt den Zahlungseingang.

An den gesetzlichen Verpflichtungen ändert die Digitalisierung nichts. Eine per eBill übermittelte Rechnung muss genau wie eine QR-Rechnung sämtliche rechtlichen Hinweise enthalten und so gespeichert werden, dass die Datenintegrität während der gesamten Aufbewahrungsdauer gewährleistet ist.
 

Pro-forma- und Akontorechnungen sowie wiederkehrende Rechnungen

Die Pro-forma-Rechnung ist ein Dokument, das zu Informationszwecken vor Erbringung einer Leistung oder für die Zollabfertigung erstellt wird. Sie hat keinen Bilanzwert und darf nicht als Einnahme verbucht werden. Der Hinweis «pro forma» muss deutlich zu lesen sein. Eine endgültige Rechnung wird nach Erbringung der Leistung erstellt.

Die Akontorechnung ermöglicht eine Teilzahlungsforderung, bevor die Leistung vollständig erbracht ist. Sie ist bei langfristigen Projekten üblich. Bei wiederkehrenden Leistungen ist eine in regelmässigen Abständen erfolgende Rechnungsstellung notwendig. So zum Beispiel bei Abonnements oder Software-as-a-Service(SaaS)-Modellen, wie sie in Technologieunternehmen häufig zu finden sind.

Gemäss Art. 26 MWSTG muss jede erstellte Rechnung folgende Angaben enthalten:

• den Namen, die Adresse und die UID-Nummer des Leistungserbringers sowie die MwSt.-Nummer, falls das Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist;
• den Namen und die Adresse der Kundin oder des Kunden;
• das Ausstellungsdatum der Rechnung und eine eindeutige, einer fortlaufenden und lückenlosen Nummerierung folgende Rechnungsnummer;
• eine genaue Beschreibung der Leistung: Art, Zeitraum, Gegenstand, Umfang und Stückpreis;
• den Preis vor MwSt., allfällige Rabatte, die anfallende MwSt. sowie den entsprechenden Steuerbetrag;
• den zahlbaren Gesamtbetrag inklusive MwSt.; und
• die Zahlungsbedingungen: Zahlungsfrist, IBAN und allfälliges Skonto.

Ist ein Unternehmen nicht mehrwertsteuerpflichtig, wird empfohlen, dies auf jeder Rechnung ausdrücklich zu vermerken.
 

Zahlungsfristen und ausstehende Forderungen

Sofern nicht anders vereinbart, beträgt die übliche Zahlungsfrist 30 Tage ab Rechnungsdatum. Zur Vermeidung von Streitigkeiten sollte dies auf der Rechnung vermerkt werden. Sofern vertraglich nicht anders vereinbart, sieht das schweizerische Recht bei Zahlungsverzug einen Verzugszins von 5% pro Jahr vor. Die Mahnung per E-Mail oder Post ist ein erster Schritt, bevor nötigenfalls beim zuständigen Betreibungsamt die Betreibung eingeleitet wird.

Geltende Steuersätze

Im Allgemeinen ist ein Unternehmen dann mehrwertsteuerpflichtig, wenn sein Jahresumsatz – unabhängig davon, ob dieser in der Schweiz oder im Ausland erwirtschaftet wird – CHF 100’000.– übersteigt. Nach dem Volksentscheid vom September 2022 wurde die Steuer in der Schweiz per 1. Januar 2024 erhöht:

• 8.1% – Normalsatz: Mehrheit aller Waren und Dienstleistungen
• 2.6% – Reduzierter Satz: Lebensmittel, Medikamente, Bücher
• 3.8% – Sondersatz: Beherbergungsleistungen
   

Steueranmeldungen und -abführungen

Ist ein Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig, so muss es sich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) anmelden und im Allgemeinen alle vier bis sechs Monate Steuern abführen. Hierfür existieren zwei Methoden: die effektive Methode, bei der das Unternehmen die tatsächlich eingenommene MwSt. deklariert und diese mit der für Einkäufe gezahlten MwSt. verrechnet, oder die Saldosteuersatzmethode, bei der eine je nach Branche von der ESTV vorgegebene Pauschalsteuer anfällt. Die zweite Option kommt nur für Unternehmen ab einer bestimmen Grösse infrage.

Gemäss Art. 958f. OR müssen Buchungsbelege zehn Jahre lang aufbewahrt werden, damit sie bei einer allfälligen Steuerprüfung vorgelegt werden können.